サロンのキャンセルポリシー例文とキャンセル料の決め方｜そのまま使えるテンプレート

無断キャンセルや直前キャンセルが続くと、その時間ぶんの売上がまるごと消えます。個人サロンでは1件の穴が大きく響くため、あらかじめキャンセルポリシーを決めて、お客様に見える場所へ掲示しておくことが欠かせません。この記事では、そのまま使える例文と、キャンセル料の決め方をやさしくまとめます。

キャンセルポリシーに必要な3項目

キャンセルポリシーは、次の3つを決めておけば形になります。

• 連絡の期限：いつまでに連絡すれば無料か（例：前日18:00まで）
• キャンセル料：期限を過ぎた場合・当日・無断のそれぞれの割合
• 連絡方法：電話・予約システム・LINEなど、どこへ連絡すればよいか

この3点が曖昧だと、いざというときに請求の根拠を示せません。まずはシンプルに決め、運用しながら調整すれば十分です。

キャンセル料の相場と決め方

一般的な目安は下表のとおりです。高単価・長時間のメニューは、少し早めからキャンセル料を設定するのも合理的です。

決めるうえで大切なのは、実際に生じる損害を大きく超える高額な料金は設定できないという点です。常識的な範囲で、金額の根拠を説明できるようにしておきましょう。

そのまま使えるキャンセルポリシー例文

ご予約のキャンセル・日時変更は、ご予約日前日の18:00までに、お電話または予約ページよりご連絡ください。上記を過ぎた場合は、下記のキャンセル料を申し受けます。

• 前日18:00以降〜当日のキャンセル・変更：ご予約メニュー料金の50%
• ご連絡のない無断キャンセル：ご予約メニュー料金の100%

やむを得ない事情がある場合は、遠慮なくご相談ください。

短く伝えたいときは、次の一文でも機能します。「前日18:00以降のキャンセルは50%、無断キャンセルは100%を申し受けます。」

掲示していないと請求できない

見落としがちですが、ポリシーはお客様に事前に開示できていなければ、キャンセル料を請求できません。予約ページ・予約完了メッセージ・店内掲示など、予約の流れの中で自然に目に入る場所へ載せておくことが重要です。予約を受け付けた時点で確認メッセージにポリシーを添えておくと、「聞いていない」というトラブルを避けやすくなります。

請求の前に、そもそも減らす

キャンセル料は最後の手段で、いちばん効くのは「うっかり忘れ」を先に防ぐことです。予約後の確認と前日・当日のリマインドが自動で届くだけで、直前キャンセルはかなり減らせます。誰が過去に無断キャンセルをしたかを記録しておけば、常連対応の判断材料にもなります。

Linqの場合

Linq は月¥1,280（税込）・初期費用0円の予約管理SaaSです。Web予約フォームで受け付けた予約に対し、来店前のリマインドをLINEとメールの両方で自動送信できるため、無断キャンセルの予防まで一通りそろいます。予約はそのまま顧客カルテに残るので、過去のキャンセル履歴も同じ画面で確認できます。

サロンのホームページ自動制作も同じプランに含まれ、予約ページや案内文にキャンセルポリシーを載せてお客様へ自然に伝えられます。まずは30日間無料で始めるから操作感を試せます。機能は機能一覧で確認できます。