サロンの予約を一元管理する方法｜ホットペッパー・LINE・電話のダブルブッキングを防ぐ進め方

予約の入り口が増えるほど、確認が追いつかなくなる

一人で運営していると、予約はホットペッパービューティー、LINE、InstagramのDM、電話、店頭の次回予約…と、いくつもの入り口から入ってきます。それぞれ確認する場所が違うため、片方を見落として同じ時間に二重で予約を受けてしまう、いわゆるダブルブッキングが起きがちです。施術中は特に、通知に気づけず後から慌てることも少なくありません。

大切なのは「チャネルを一つにする」ことではなく、どこから入った予約でも最後は一つの予約台帳に集まる状態をつくることです。無理に今の集客経路を捨てる必要はありません。

一元管理の進め方（3ステップ）

1. 予約台帳を一つに決める

まず、すべての予約を最終的に書き込む「主台帳」を一つ決めます。紙の台帳やGoogleカレンダーでも始められますが、変更・キャンセルが多いサロンでは、スマホで空き枠を確認できる予約システムの台帳を主にすると運用が楽になります。ダブルブッキングそのものを仕組みで防ぐ考え方はダブルブッキングを防ぐ5つの仕組みにまとめています。

2. 外部チャネルの予約は入ったらすぐ主台帳へ反映する

ホットペッパーやInstagram、電話で入った予約は、確認した時点で主台帳にもすぐ書き込むルールにします。「あとでまとめて」にすると、その間に別の予約が入って重なります。反映のタイミングを固定してしまうのがコツです。

3. 予約の「入り口」を自分のフォームに寄せていく

長い目で見れば、予約の入り口を自分の予約フォームに寄せていくほど、確認する場所が減ってダブルブッキングも起きにくくなります。ポータルは集客のきっかけとして残しつつ、リピーターは自分の予約フォームやホームページから予約してもらう流れをつくると、手数料の負担も軽くなります。ポータルと自社予約の使い分けは自社HPかポータルサイトかも参考になります。

チャネル別・反映のしかた

予約と一緒に来店履歴や好みもまとめておくと、次回以降の対応がスムーズになります。予約と顧客情報をまとめる考え方は予約と顧客管理を一元化するで解説しています。

Linqの場合

月¥1,280（税込・初期費用0円）のLinqは、オンライン予約フォームと顧客カルテ、前日・当日のLINE/メール自動リマインドが一つの料金に含まれます。自分の予約フォームを主台帳にすれば、そこで受けた予約はそのまま記録され、確認する場所を一か所に寄せられます。ポータルや電話で入った予約も同じ台帳に書き込んでいけば、空き枠を一画面で見ながらダブルブッキングを防げます。さらに予約ボタン付きのサロンホームページも同じ料金で作れるため、リピーターの予約導線を自分側に持ちやすくなります（実例: linq-salon.com/site/linq）。まずは30日間無料で始める。機能は機能一覧から。