サロンのカルテはいつまで保管する？保存期間の決め方と安全な捨て方

「カルテは5年保管」はサロンの話ではない

カルテの保存期間を調べると、多くのページに「5年」と出てきます。ただしこれは医師法が医療機関に課しているルールで、対象は病院や診療所の診療録です。美容室・ネイル・エステ・リラクゼーションの施術記録に、同じ年数を義務づける法律の定めは見当たりません。

つまりサロンのカルテは、「何年持つか」を自分で決めてよい代わりに、決めておかないと永久に溜まり続ける種類の書類です。個人サロンで紙カルテの箱が何年分も積み上がっているのは、捨てていいか分からないまま判断を先送りしているケースがほとんどです。

参考になるルールは、別のところにあります。

3つ目が、サロンのカルテにいちばん近い考え方です。年数で縛るのではなく、「もう使わないなら持ち続けない」という向きになっています。

※ ここに書いたのは一般的な情報です。回数券や高額メニューの契約が絡む場合など、判断に迷うときは税理士や専門家に確認してください。

保存期間を決める3つの軸

1. 来店の周期から逆算する

カルテを見返す理由は、次に来たときに前回の施術を思い出すためです。だとすれば必要な期間は、お客様の来店周期で決まります。2〜3か月周期のサロンなら、最終来店から2〜3年を過ぎたカルテを見返す場面はほとんどありません。

2. お金の裏づけになる記録は分けて残す

売上や回数券の残数に関わる記録は、施術メモとは性格が違います。ここは税務の7年に合わせて別管理にしておくと安全です。施術メモは短く、金銭の記録は長く、と分けるのがすっきりします。

3. 要配慮情報ほど早く手放す

アレルギーや持病、肌のトラブルなど、健康に関わる記述は特に慎重に扱うべき情報です。長く持つほど漏れたときの影響が大きくなるので、使わなくなったら真っ先に処分する対象に入れておきます。

安全な捨て方（紙とデータで手順が違う）

見落としやすいのが複製です。紙カルテをスマホで撮った写真、旧パソコンに残ったファイル、業者に渡したままのデータ。元を消しても複製が残っていれば、消したことになりません。処分するときは「どこにコピーがあるか」を先に書き出してから手をつけます。

業者に溶解処理を頼む場合は、プライバシーマークなどの認定があるか、処理証明書を出してもらえるかを確認しておくと安心です。

お客様から「消してほしい」と言われたら

個人情報保護法では、本人からの削除の求めに応じる場面が定められています。サロンの実務としては、次の流れを決めておけば慌てません。

1. 本人からの申し出であることを確認する（電話やメールの相手が本人か）
2. 対象の記録を探す（紙カルテ・予約システム・メッセージ履歴・写真）
3. 消す。売上記録など法令上残すものがあれば、その旨を伝える
4. 消した日付を記録に残す

3番目が大事です。「すべて消しました」と答えたあとで売上データが残っていた、という食い違いを避けるため、残すものは理由とセットで先に伝えます。

閉店・休業のときの扱い

サロンをたたむときも、カルテは自動的に消えてくれません。廃業の準備には、次の3つを入れておきます。

• 紙カルテはまとめて溶解処理に出す（引っ越し荷物に混ぜない）
• 使っていたシステムは、データを削除してから解約する（解約すると管理画面に入れなくなり、消せなくなることがあります）
• 他店に引き継ぐ場合は、お客様の同意なしに顧客情報を渡さない

3つ目は特に注意が必要です。譲渡や引き継ぎは事業者間の話であっても、個人情報の第三者提供にあたる可能性があります。

よくあるつまずき

一度決めてしまえば、あとは毎年同じ日に同じ作業を繰り返すだけです。難しいのはルールの内容ではなく、決めないまま放置してしまうことのほうです。

置き場所を減らすと、捨てるのも楽になる

処分がややこしくなる最大の原因は、記録が散らばっていることです。紙カルテ、スマホの写真、予約アプリ、メモ帳、LINEのトーク。置き場所が5つあれば、消すときも5か所を回ることになります。

逆に、予約と顧客記録が同じ場所にまとまっていれば、「この人の記録を消す」は1回の操作で終わります。紙をやめる理由は入力の手間を減らすことだと思われがちですが、やめるときに困らないのも同じくらい大きな利点です。

紙からの移行手順は紙台帳からの切り替え、日々の管理の基本は顧客情報の守り方にまとめています。

Linqの場合

月¥1,280（税込・初期費用0円）のLinqは、オンライン予約受付と顧客カルテが同じ画面にまとまっています。来店履歴が予約から自動で積み上がるので、最終来店日を見ながら「もう見返さないカルテ」を判断でき、削除も管理画面から行えます。前日・当日のLINE/メール自動リマインドも同じ料金に含まれます。

予約ボタン付きのサロンホームページも追加料金なしで公開できるので、プライバシーポリシーの掲載場所にも使えます（公開例: linq-salon.com/site/linq）。機能は機能一覧から、まずは30日間無料で始める。