サロンの顧客カルテは何を書く？項目の決め方と、続く書き方の型

カルテのテンプレートを探して印刷したものの、数週間で書かなくなった——という話は珍しくありません。原因はやる気ではなく、項目が多すぎて1回あたりの記入に時間がかかることがほとんどです。

ここでは、ひとりで回している個人サロン向けに「最初に決める項目」と「毎回書く型」を分けて整理します。項目は少なく、毎回のメモは短く。それだけで続きます。

項目は「初回に1度だけ書くもの」と「毎回書くもの」に分ける

カルテが重く感じるのは、この2つが混ざっているからです。

固定情報はカウンセリングシートに書いてもらい、施術記録は自分が書く。役割を分けると、毎回の負担が施術記録だけになります。

全業種に共通する6つの基本項目

まずはこの6つから始めれば十分です。

1. 名前・フリガナ — 検索と呼び間違い防止のため、フリガナまで
2. 連絡先（電話・メール） — 予約確認や急な連絡のため
3. 誕生日 — 任意記入にする。年齢そのものより「誕生月の来店」を見るために使う
4. 来店のきっかけ — 紹介／検索／SNS／通りがかり。どの導線が効いているかが分かる
5. 体質・アレルギー・気になる点の申告 — 施術の可否や配慮に直結する項目
6. 施術メモ（自由記述） — 毎回追記していく本体

「職業」「住所」「趣味」などは、なくても運営は回ります。使う予定のない項目は最初から作らないほうが、結果的に長く続きます。集める情報を絞ることは、お客様の情報を預かる側の責任の面でも理にかなっています。

業種ごとに1〜2項目だけ足す

共通6項目に、自分の業種で「次回の再現に必要なもの」を足します。

共通しているのは、次回同じ仕上がりを再現するために必要な情報という点です。逆にいえば、それに使わない項目は足さなくて構いません。

なお、体調や既往に関する記載は、施術を安全に行うための確認としてお客様の申告を記録するものです。診断や治療にあたる判断は行わず、気になる申告があれば施術の可否をご本人と確認する、という扱いにしておきます。

毎回のメモは4行だけ書く

自由記述のメモ欄は、型がないと手が止まります。次の4行に固定してしまうのがおすすめです。

1. やったこと — 施術内容を一言で
2. 使ったもの・数値 — 薬剤・品番・時間など、再現に必要な事実
3. お客様の言葉 — 会話で出た要望や感想をそのまま短く
4. 次回やること — 次の来店で提案する内容

書き終えるまで1〜2分で済みます。例えばこうなります。

• やったこと: カット＋根元のリタッチ
• 使ったもの: ○番＋△番／放置25分
• 言葉: 「朝、右側だけ広がる」
• 次回: 広がる部分の量を先に調整。カラーは同配合で確認

3行目の「お客様の言葉」を要約せず、言われたとおりに書くのがコツです。要約すると次回読んだときに温度が消えます。

書き方の3つのコツ

その場で書く

「あとでまとめて」は、ほぼ書かれません。会計待ちの1分か、次のお客様が来る前に埋めてしまいます。

主観と事実を分ける

「気に入っていただけた」は主観、「右側の広がりが気になると言われた」は事実です。次回役に立つのは後者です。

悪いことも書く

仕上がりが思ったほどでなかった、時間が押した、といった記録こそ次回に効きます。自分だけが読むものなので、正直に書いて構いません。

次回の来店前に読み返すまでがカルテ

書いても読み返さなければ、ただの記録です。予約が入ったら、施術前にそのお客様のメモを開く。この一手間で、前回の「次回やること」がそのまま提案になります。

来店周期が空いてきたお客様に気づくのも、カルテの役割です。最終来店日を見て声をかける方法はしばらく来ていないお客様への連絡に、その場で次回を提案する流れは次回予約の取り方にまとめています。読み返す習慣が付くと、リピートの仕組みづくりにもつながります。

紙で始めてもいい。ただし置き場所は1か所に

いきなりアプリに移す必要はありません。紙でも続くなら十分です。ただし、紙・スマホのメモ・LINEのトーク履歴に情報が散らばると、どこに書いたか探す時間のほうが長くなります。

置き場所を1か所に決めること、そして予約情報と同じ場所にあること。この2つが満たせれば、形式は問いません。紙から移す手順は顧客カルテのデジタル化で解説しています。

Linqの場合

月¥1,280（税込・初期費用0円）のLinqには、顧客カルテが含まれています。

• 名前・フリガナ・電話・メール・誕生日といった基本項目
• 自由記述の「カルテ・メモ」欄（毛質、アレルギー、好み、前回の施術内容などを記録）
• カルテ画像の添付（複数枚）
• 来店回数・初回来店日・最終来店日・来店履歴の自動集計

上の4行の型は、この自由記述のメモ欄にそのまま書けます。予約とカルテが同じ場所にあるので、予約が入ったときに前回のメモを開くところまでが一続きになります。

同じ料金で、サロン情報・メニュー・スタッフ・クチコミからつくるホームページも公開できます（公開例: linq-salon.com/site/linq）。機能は機能一覧から、30日間無料で始める。