予約受付を一時的に止めるとき｜お知らせの出し方と入っている予約の扱い

予約受付を止める場面は、思ったより多い

臨時休業と聞くと大がかりに感じますが、一人で回しているサロンでは受付を止める場面は意外と訪れます。体調を崩したとき、家族の事情、内装の工事、研修や講習への参加、産休・育休、長期の帰省。どれも急に決まることがあり、そのたびに「予約はどうすればいいのか」で手が止まりがちです。

決まった段取りを一度つくっておくと、次に同じことが起きたときの判断が早くなります。ここでは止める前に決めること、すでに入っている予約の扱い、お知らせの出し方、再開までを順番に整理します。

止める前に決める3つのこと

1. 期間をはっきりさせる

「しばらく休みます」は一番伝わりにくい書き方です。お客様は次にいつ予約できるかを知りたいので、開始日と終了日を日付と曜日で書きます。終わりが読めない場合でも、「まずは○月○日まで。それ以降は改めてお知らせします」と区切ると、待つ側の見通しが立ちます。

2. 再開の見通しを一緒に決める

休みに入る前に、再開日の予約をいつから受け付けるかも決めておきます。休業中に受付だけ開けておくのか、再開の少し前にまとめて開けるのか。後者にするなら、「○月○日から予約受付を再開します」と告知の中に入れておくと、問い合わせが減ります。

3. 止める範囲を決める

全部を止める必要がない場合もあります。範囲を分けて考えると選択肢が増えます。

すでに入っている予約をどうするか

先に手を付けるのは告知よりも、入っている予約への連絡です。人数が少ないうちに、一件ずつ個別に連絡します。

振替の候補は、こちらから日時を出したほうが決まりが早くなります。「空いている日を教えてください」と返すと、やり取りの往復が増えます。

お知らせの出し方

告知は一箇所だけでは届きません。お客様がどこを見るかを想像して、複数に同じ内容を置きます。

文面に入れる4項目

1. 期間: 開始日と終了日を日付＋曜日で
2. 理由: 書ける範囲で構いません（「都合により」でも問題ありません）
3. 予約の扱い: 期間中の予約をどうするか、いつから受付を再開するか
4. 連絡先: 期間中に連絡が取れる手段と、返信が遅れる可能性

例文の形にすると次のようになります。

「【○○サロン】臨時休業のお知らせ／○月○日（月）〜○月○日（金）まで、都合により休業いたします。期間中にご予約いただいていたお客様には個別にご連絡しております。○月○日（土）以降のご予約は、○月○日より受付を再開いたします。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

受付を再開するとき

再開日が近づいたら、休みに入るときと同じ場所に「再開しました」を出します。休業のお知らせだけが残っていると、営業中なのに閉まっていると思われることがあります。古いお知らせを消すか、再開の一文を上に足しておきます。

あわせて、休業中に振替が決まらなかったお客様への連絡も忘れずに。名前と保留にした事情を控えておくと、再開時に取りこぼしません。

よくある失敗

Linqの場合

月¥1,280（税込・初期費用0円）のLinqでは、オンライン予約フォームで受け付ける空き枠を管理画面から調整できます。休業に入る日程の枠を閉じておけば、その日時はお客様側に表示されません。予約が確定しているお客様にはLINE・メールで自動リマインドが届くため、振替後の日時を来店前にもう一度確認してもらえます。顧客カルテには来店履歴が残るので、振替が決まらなかった方への再開後の連絡先も探しやすくなります。

サロン情報・メニュー・スタッフ・クチコミからつくるサロンホームページも同じ料金に含まれ、お知らせや営業時間を載せたページに予約ボタンを置いて、予約フォームまで一本でつなげられます（公開例: linq-salon.com/site/linq）。独自ドメインで運用したい場合は、HTMLダウンロード（独自ドメイン用）で書き出したファイルを自分のサーバーに置く方法もあります。

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