当日「メニュー変更したい」と言われたら｜追加・変更の受け方と時間の守り方

当日のメニュー変更が、いちばん時間を壊す

「やっぱりカラーも足していいですか」「トリートメントはやめておきます」——鏡の前でそう言われた瞬間、その日の予約表が組み替わります。ひとりで回しているサロンほど影響は大きく、追加を受ければ次のお客様を待たせ、断れば気まずさが残ります。

やっかいなのは、これが悪意のない相談である点です。お客様はたいてい「時間が足りるかどうか」を知りません。だからこそ、その場の判断に任せず、事前に自分の中で線引きを決めておくのが現実的な対処になります。

まず「受けられる／受けられない」を数字で決める

判断がぶれるのは、基準が感覚だからです。次の予約までの空き時間と、追加メニューの実所要時間を突き合わせるだけで、ほとんどのケースは機械的に決まります。

ここで大事なのは、追加分の時間を「施術だけ」で数えないことです。準備・薬剤の用意・片付けまで含めた実所要時間で見ないと、毎回じわじわ押していきます。枠そのものの組み方は予約枠とバッファの設計にまとめています。

断るときの伝え方は、代案とセットで

「できません」だけだと、お客様は拒まれた印象だけを持ち帰ります。理由を短く、代案を具体的にが基本形です。

• 「今日はこのあとのご予約があって、カラーまで入れると仕上がりが雑になってしまいます。来週なら◯日の午前が空いていますので、そちらでしっかり時間を取らせてください」
• 「追加は嬉しいのですが、今日は◯時までしかお時間が取れず、途中で切り上げる形になってしまいます。次回のご予約であわせて承れますか」

「次の予約が詰まっているので」という言い方だけで終えると、自分より他のお客様を優先されたように聞こえます。仕上がりの質を守るためという理由に置き換えると、同じ内容でも受け取り方が変わります。断ったうえで次回に回せたなら、それは失注ではなく次回予約です。

そもそも当日に変更が出にくくする、3つの先回り

1. 予約フォームのメニュー名を、迷わない粒度にする

「メニューが多すぎて選べない」まま適当に予約すると、当日の変更につながります。似た名前のセットを並べるより、所要時間と含まれる施術を1行で添えるほうが選び間違いは減ります。メニューの見せ方は予約メニューの作り方で詳しく扱っています。

2. 「相談したい」人の受け皿を用意する

初めての方や髪の状態に迷いがある方は、そもそも正解のメニューが分かりません。カウンセリング込みの枠をひとつ置いておくと、当日その場で決める前提で時間を確保できます。

3. 予約確定後のリマインドに、メニューと所要時間を書く

予約時に選んだ内容を、来店前にもう一度目にしてもらうだけで「思っていたのと違った」は減ります。変更したい人は前日までに連絡してくれるようになり、当日その場の相談にはなりません。リマインドの文面はリマインドの例文集を参考にしてください。

変更が起きたら、記録だけは必ず残す

その場で対応して終わりにすると、同じ方に毎回同じことが起きても気づけません。カルテに「当日追加あり」「所要が◯分オーバー」と一行残すだけで、次回の予約時に最初から長めの枠を提案できます。何度も追加が発生するメニューは、そもそも組み合わせたセットとして用意したほうが早い、という判断にもつながります。

Linqの場合

月¥1,280（税込・初期費用0円）のLinqは、オンライン予約フォームでメニューと空き時間を提示して予約を受け付けます。予約が確定したあとはLINE・メールで自動リマインドを送れるので、来店前に内容を確認してもらう流れをつくれます。顧客カルテには来店履歴やメニューを残せるため、「この方は追加が出やすい」といった傾向を次回の枠取りに反映できます。予約ボタンが予約フォームに自動でつながるサロンホームページも同じ料金に含まれ、メニューの説明ページから予約までを1本の導線にまとめられます。まずは30日間無料で始める。機能は機能一覧をご覧ください。